プレゼンはエグザマが全て

こんにちは。

最近同僚から、うちのチームにはエグザマを書ける人がいなくて困っててさ、と言う悩みを聞きました。

エグザマ、すなわちエグゼクティブ　サマリー。

言いたいことを15分で伝えることはできても、スライド１枚、時間にして１分で簡潔にまとめてわかりやすく伝えることと言うのは本当に難しいです。

ハイレベルな会議になるほど資料の枚数は少なくなる

プレゼン資料の枚数は何によって決まると思いますか？内容でしょうか？提案者次第でしょうか？

答えは、そのプレゼンの決裁者・議長のレベルで決まります。

ハイレベルになればなるほど与えられる枚数は少なくなり、与えられる時間も短くなります。理由は簡単です。偉くなればなるほど忙しくなって１つの案件に長く時間を割けられないからです。

経験上、僕の会社の場合ですが、

部長レベルで10枚

常務レベルで5枚

それ以上になると３枚

といった具合。

この枚数を超えてくると、

「長い！」

と怒られたり、

「あと何枚続く？」

とか訊かれたりします。

なので、その「場」のレベルに応じて、枚数を変えなければいけません。

自分的には重要と思っていても、枚数の都合で削ったり、まとめたりしないといけません。

採用するスライドを選ぶ必要があるわけです。

ただ、どのレベルの会議においても必ずドラフト１位で通過するスライドがあります。それがエグザマです。

会議によっては最初のエグザマだけで議論が進み結論まで至ってしまう場合もあります。

聴衆は最初のエグザマで、プレゼンの全体像を理解し、この後どういう話が続くのかを想像します。

とどのつまり、そのエグザマが完璧であれば、そのあと続く資料は補足・肉付けの役割でしかないわけです。

結論から始めよう

エグザマがいかに重要かがわかってもらえたと思います。

では、どう書けば良いか、そこが問題です。

結論から言えば、結論から書くことです。

しょうもないギャグみたいですが、そうなんです。

何をおいてもそのプレゼンであなたが何を言いたいかを書いてください。

それをまずズバッと決めてください。

ここがズバッときまらずにふわっとすると、この後の書き方が難しくなってきます。

次に、なぜこの結論に至ったかを極めて論理的に導いてください。

ここで最も重要なのは論理性と客観性です。

簡単に言えば、

「言っていることの辻褄が合っているか」

と

「独りよがりの意見になっていないか」

です。

１点でも論理に飛躍があったり、個人の感想的な表現があったりすると、

一気にそのプレゼン全体の信頼度に”？”がつきます。

最後に忘れてはいけないのが、

「そもそもなぜ今日このプレゼンの場があるのか」

を簡潔に書くことです。

その仕事にあなたが没頭すればするほど、あなたとあなた以外の人達の間で、

その仕事に対する理解度がどんどん広がっていきます。

結果、あなたとっての当たり前が往々にして、周りの人にとって当たり前じゃなかったりします。

まずはそこを極めて客観的に見るよう心がけてください。

あなたが提案する相手の人は、そもそも今日のプレゼンの背景を全く知らないかもしれません。

「今日は何の話？」

と言う状態から始まることも珍しくありません。

そういう状態の人にも、極めて簡潔に、なぜ今日この場があるのか、を説明する必要があります。

ここであなたがやるべきことは、あなたが提案する相手の認識レベルを想像することです。

ここまでは知っているだろう、ここは知らないかもしれない、と色々想像してみてください。

その上で、簡潔に、今日の話の背景を書いてください。

それがエグザマの最初のパートになります。

フレームワークを活用しよう

エグザマに入れるべき内容と、書く順番をお話ししてきました。では、最後に、どういう体裁で書けば良いか、と言う話。この手の話は先人に倣うのが一番です。ここでオリジナリティを出す必要はありません。オリジナリティは中身で出す者であって、見た目・体裁はオーソドックスに限ります。そうした方が、聞き手の脳にスムーズに入っていきます。逆にここで変にオリジナリティを出すと、聞き手は混乱して、肝心の内容が頭に入らなかったりします。

なので、ここはオーソドックスなフレームワークをそのまま使うのに限ります。

ググれば色々と出てきますが、私が仕事で使うほとんどは、

• Background
• Key point
• Proposal またはConclusion
• Next step

を使います。大抵の場合はこのフレームが適用できると思います。

以上、少しでも参考になれば嬉しいです。

エグザマをビシッと決めてプレゼンを成功させよう！

では！